Projekte

Hier finden Sie Beispiele für Projekte guter Praxis mit Schnittstellen zu den Themen Führung, Verwaltung und Digitalisierung.
Stand Oktober 2019

PROJEKT: Integration der Kompetenzfeststellung und -entwicklung in das strategische Kompetenzmanagement des Wupperverbandes

 

Steckbrief:
• Name: IntraKomp (Integration der Kompetenzfeststellung und -entwicklung in das Strategische Kompetenzmanagement von Organisationen in der öffentlichen Verwaltung)
• Förderung: Bundesministerium für Bildung und Forschung
• Projektpartner/Projektpartnerin: Institut für Public Management (ifpm) der Hochschule für Oekonomie und Management (FOM) und Otto von Guericke Universität Magdeburg (OvG-U)
• Kooperationspartner/Kooperationspartnerin: Stadtverwaltung Recklinghausen, Wupperverband
• Zielgruppe: Unterschiedliche Beschäftigtengruppen, u. a. auch ältere und weiterbildungsferne Mitarbeitende
• Ziele: Transfer impliziten Wissens mit Hilfe von Triadengesprächen und Verankerung eines Kompetenzmodells in die Organisation

Hintergrund: Der demografische Wandel sowie der Digitalisierungsprozess stellen das Personalmanagement öffentlicher Unternehmen vor große Herausforderungen. Es stellt sich die Frage, wie das umfangreiche, auch implizite, Wissen, von erfahrenen Mitarbeitenden erhoben, beschrieben und in die Organisation transferiert werden kann.

Vorgehen: Im Rahmen des Forschungsprojektes wurden in den beiden Teilprojekten zwei Instrumente aus dem Bereich des Wissensmanagements und des Kompetenzmanagements eingesetzt und erprobt: Dabei handelt es sich um das „Triadengespräch“, einer Methode, um erfahrungsbasiertes Wissen zu explizieren. Zur Weiterentwicklung der organisationsspezifischen Kompetenzmodelle erfolgte die Ableitung von Kompetenzbedarfen auf Basis der strategischen Organisationsziele sowie der Anforderungsanalysen auf der Ebene von Jobfamilien. Als Bezugsrahmen wurde in beiden Teilprojekten der Kompetenzatlas nach Heyse und Erpenbeck eingesetzt.

Ergebnis: Aufgrund einer Erhöhung der Komplexität des Verwaltungshandelns, insbesondere aufgrund zunehmender Vernetzung und interdisziplinärer Zusammenarbeit, der Zunahme von Projektarbeit und des Einsatzes neuer Technologien zeichnet sich eine grundsätzliche Erhöhung des Anforderungsniveaus im Hinblick auf unterschiedliche Kompetenzbereiche ab. Eine wichtige Schlussfolgerung des Projekts ist, dass der horizontale Transfer von Mitarbeitenden innerhalb der Organisation ein wichtiges Instrument darstellt, um die zukünftigen Personalbedarfe decken zu können. Der Einsatz des Triadengesprächs leistet einen wichtigen Beitrag zum Wissensmanagement, da hierdurch beim Ausscheiden von Mitarbeitenden das langjährig erworbene Erfahrungswissen und stellenbezogenes Know-How gesichert werden kann.

PROJEKT: Stadtverwaltung Essen: Frauenbeauftragte für eine stärkere Durchsetzung der Frauenförderung

 

Ziel: Bei dem Projekt der FOM/ifpm mit der Stadtverwaltung Essen geht es darum, Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen des Gleichstellungsplans sowie des Netzwerkausbaus zu leisten.

Zielgruppe: Mitarbeiterinnen der Stadtverwaltung, Führungskräfte.

Hintergrund: Es gilt Strukturen und Rahmenbedingungen zu schaffen, die Frauen die gleichberechtigte Teilhabe an allen gesellschaftlichen Bereichen und Entscheidungen ermöglicht. Einerseits geht es um mehr Chancengerechtigkeit für die weiblichen Beschäftigten der Stadtverwaltung (interne Frauenförderung), anderseits um frauenspezifische Maßnahmen und die Berücksichtigung von Fraueninteressen bei Entscheidungen (in) der Gemeinde (externe Frauenförderung). Die Gleichstellungsstelle erfüllt mit Umsetzung der Koordinierungsstelle für geschlechtliche und sexuelle Vielfalt einen weiteren positiven Baustein im Sinne eines ganzheitlichen Diversity Managements.

Vorgehen: Männer und Frauen sind gleichberechtigt. Der Staat fördert die tatsächliche Durchsetzung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern und wirkt auf die Beseitigung bestehender Nachteile hin (Grundgesetz Art.3 Abs.1). Die Verwirklichung des Verfassungsgebots der Gleichberechtigung von Frau und Mann ist auch eine Aufgabe der Gemeinden (Gemeindeordnung NRW § 5 Abs. 1).
Zur Erfüllung des Aufgabenspektrums der Stelle der Gleichstellungsbeauftragten wurden Frauenbeauftragte in den jeweiligen Fachbereichen bei der Stadtverwaltung Essen benannt. Aktuell gibt es rund 70 Frauenbeauftragte bei der Stadtverwaltung Essen. Diese nehmen ihre Aufgabe neben der eigentlichen Tätigkeit wahr.

Ergebnis: Im städtischen Intranet wurde eine eigene Seite aufgebaut, die umfangreiche Informationen zu frauenförderungsspezifischen Themen zur Verfügung stellt. Es finden regelmäßige Konferenzen und Workshops der Frauenbeauftragten statt. Außerdem nehmen an den jährlichen Versammlungen der weiblichen Beschäftigten über 400 Teilnehmerinnen teil. Aus der Konferenz der Frauenbeauftragten hat sich im Jahr 2014 das Netzwerk „Frauen in Führung“ zusammengefunden. Themen, die in diesem Rahmen bereits bearbeitet wurden: Onboarding im Fachbereich, Führen in Teilzeit, Potenziale erkennen und fördern und eine Handreichung Führung. Geplant ist ein Austausch mit anderen Frauennetzwerken zum Thema „Frauen in Führung“.

Träger: Stadtverwaltung Essen – Gleichstellungsstelle

PROJEKT: Führungskräfte- Feedback im Justizministerium Brandenburg

 

Ziel: Verbesserung von Führung und Zusammenarbeit

Zielgruppe: Abteilungsleiter/innen und Referatsleiter/innen

 Hintergrund: Die Führungskräfte im Justizministerium Brandenburg erhalten selten bis keine Rückmeldung darüber, ob und wie ihre Führungsbestrebungen bei ihrer Zielgruppe ankommen

Vorgehen: Mitarbeitende geben anhand eines Fragebogens Feedback, wie sie Führung und Zusammenarbeit erleben. Hierzu erhalten die Führungskräfte einen Ergebnisbericht. Entscheidend ist dann der anschließende Teamdialog. Die Führungskräfte setzen sich mit der Perspektive ihres Teams auseinander und Mitarbeitende üben Einfluss auf ihre „Führung“ aus. Um eine verbesserte Zusammenarbeit zu erreichen, werden bei Bedarf gemeinsam Maßnahmen zur Veränderung vereinbart. Nach einer Erprobung in der Praxis folgt nach einem halben bis dreiviertel Jahr ein Bilanzgespräch mit allen Beteiligten.

Ergebnis: Die kollegialen Beziehungen, sowie die Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehungen werden gestärkt und alle beteiligten übernehmen gemeinsam Verantwortung für die Gestaltung der Arbeitsbeziehungen. In dem wertschätzenden Dialog können sich die Führungskräfte als Teil eines Prozesses erleben, indem sie erkennen, inwiefern sie Förderer für Stärken oder für Schwächen des Teams sind.

Laufzeit: 2011-2012

Träger: Justizministerium Brandenburg

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PROJEKT: Führungskräfte- und Mitarbeitende-Werkstatt im Bundesministerium für Arbeit und Soziales

Ziel: Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit gemeinsam vertiefend bearbeiten, Vernetzung, Weiterqualifizierung, Austausch und Dialog mit der Leitung des Hauses

Zielgruppe: Führungskräfte-Werkstatt: Führungskräfte und die Leitung des Ministeriums; Mitarbeitende-Werkstatt: Mitarbeitende aller Laufbahnen

Vorgehen: 2008 wurden Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit gemeinsam mit Mitarbeitenden aller Laufbahnen und Führungskräften aller Hierarchieebenen entwickelt. Jeder dieser zehn Grundsätze wurde im Rahmen einer Werkstatt vertieft.

Ergebnis: Die Werkstätten konnten dazu beitragen, dass sich ein gemeinsames Verständnis von Führung und Zusammenarbeit und eine motivierende Führungskultur weiterentwickelte. Zudem konnte sich ein Netzwerk für Führungskräfte und Mitarbeitende bilden, von dem neue und erfahrene Beschäftigte profitieren und das Kommunikation und Zusammenarbeit abteilungs- und hierarchieübergreifend fördert.

Laufzeit: 2008

Träger: Bundesministerium für Arbeit und Soziales

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PROJEKT: „Mobiles Arbeiten – Zeitweise von zu Hause“ in der Landeshauptstadt Potsdam

Ziel: bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Beruf und Pflege

Zielgruppe: Beschäftigte in ausgewählten Fachbereichen

Hintergrund: Der Fachkräftemangel in der Verwaltung verlangt nach Kompensation der anfallenden Aufgaben durch die vorhandenen Mitarbeiter/innen. Die Doppelbelastung am Arbeitsplatz ist nur schwer mit dem Privatleben vereinbar, vor allem, wenn man eine pflegebedürftige Person zu betreuen hat (z.B. Kinder, Eltern, Großeltern).

Vorgehen: Modellprojekt „Mobile Arbeitstage“ (MAT): Mitarbeiter/innen aller Funktions- und Hierarchieebenen können ein monatliches Kontingent von maximal vier mobilen Arbeitstagen nutzen und Teile ihrer Arbeit von zu Hause erledigen. Für Mitarbeiter/innen, die beruflich viel unterwegs sind, gibt es alternative Möglichkeiten, von dieser Regelung Gebrauch zu machen (z.B. Vorbereitung von Meetings oder Recherchearbeiten von zu Hause aus).

Ergebnis: Das Projekt erzielt eine verbesserte Arbeitszufriedenheit durch die Inanspruchnahme mobiler Arbeitstage. Der Erfolg des Projekts wird durch eine evaluierende Befragung bestätigt: 78,8 % der Befragten gaben an, dass die mobilen Arbeitstage die Vereinbarkeit von Beruf und Familie positiv beeinflusst haben.

Laufzeit: 2011  

Träger: Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Personal/Organisation und Betriebliches Gesundheitsmanagement

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PROJEKT: ver.di Demografieprojekt

Ziel: Lösungen für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Pflege finden und Arbeitsbelastungen reduzieren.

Zielgruppe: Mitarbeiter/innen, Geschäftsführung der Verwaltungen und Betriebe des Bundes, der Länder oder Kommunen.

Hintergrund: Aufgrund des demografischen Wandels ist es schwer Nachwuchs zu finden, zudem wird die Bevölkerung immer Älter und es gibt mehr pflegebedürftige Menschen, zusätzlich verändert sich die Belastbarkeit der Mitarbeiter/innen im Alter. Viele Arbeitnehmer pflegen ihre Angehörigen selbst, da gute Pflegekräfte rar sind.

Vorgehen: ver.di tritt dieser Problematik mit einem Praxisprojekt entgegen. Verwaltungen und Betriebe des Bundes, der Länder oder Kommunen erarbeiten in 10 Pilotprojekten entsprechende Lösungsmodelle, die als Beispiel für das gesamte Bundesgebiet dienen sollen.

Ergebnis: Insgesamt haben sich acht Dienststellen am Projekt beteiligt und praktische Ansätze entwickelt, die auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten sind.

Laufzeit: 12/2009 – 12/2012

Träger: Vereinte Dienstleistungsgewerkschaft ver.di

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PROJEKT: Vernetzung in Deutschland: Rhein-Neckar

Ziel: Bundesweite Modellregion für kooperatives E-Government – Das Modellvorhaben verfolgt drei Ziele: Behörden für Bürger und Unternehmen leichter zugänglich machen, Prozesse vereinfachen und die Vernetzung über Landesgrenzen und behördliche Ebenen hinweg.

Zielgruppe: Das Projekt richtet sich an die Unternehmen und Behörden der Rhein-Neckar Region (Hessen, Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz).

Hintergrund: E-Government ist in Deutschland ein schleichender Prozess. Es hakt vor allem an der Koordination; die Zusammenarbeit zwischen den Behörden auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene hat dringenden Ausbaubedarf.

Vorgehen: Eine Bedarfs- und Nutzenanalyse zeigte auf, wo Handlungsbedarfe bestehen und hat die Ausgangslage für das Projekt gestellt. Daraufhin wurden alternative Vorgehensweisen entwickelt, die von Vertretern der 15 Stadt- und Landkreise, den drei Handwerkskammern sowie den drei Industrie- und Handelskammern in der Region vorgestellt und diskutiert wurden. Es zeigte sich dabei, dass die Entwicklung von innovativen E-Government-Angeboten für Unternehmen nicht nur einer interkommunalen, sondern auch einer ebenenübergreifenden Zusammenarbeit bedarf.

Ergebnis: Die Entwicklung eines wirtschaftsorientierten E-Government in der Metropolregion Rhein-Neckar ist vorangeschritten, aber noch lange nicht abgeschlossen. Deshalb einigten sich die Projektpartner im Dezember 2015 auf eine Verlängerung des Projekts bis 2020.

Laufzeit: 2010 - 2020

Träger: Metropolregion Rhein-Neckar, Länder Baden-Württemberg, Hessen, Rheinland-Pfalz, Bundesministerium des Inneren

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PROJEKT: Intranet Lösungen für die Senatsverwaltung Finanzen Berlin

Ziel: Den IT-Bereich der SenFin modernisieren und erweitern, die Einführung einer E-Akte und Portallösung und dadurch digitalisierte und vereinfachte Prozesse. Die SenFin soll ein attraktiverer Arbeitgeber werden.

Zielgruppe: (Zukünftige) Mitarbeiter/innen und die Leitung der Senatsverwaltung Finanzen (SenFin) in Berlin.

Hintergrund: demographischer Wandel, Fachkräftemangel, Gesetzgebung zum E-Government

Vorgehen: Einführung einer Plattform auf Intrexx Basis, Einführungsveranstaltungen, Entwicklung einer elektronischen Authentifizierungsmethode wodurch ein sicherer Zugang zum Portal von überall möglich ist

Ergebnis: Es gibt verbesserte Möglichkeiten Wissen zu speichern (z.B. aus Gruppendiskussionen). Die höhere Flexibilität macht die Senatsverwaltung Finanzen zu einem attraktiveren Arbeitgeber. Die Digitalisierung führt zu Zeit- und Kosteneinsparung bei der Durchführung von Prozessen und beim Führen der E-Akte, zudem profitieren die Mitarbeiter/innen von virtuellen Arbeitsgruppen.

Laufzeit: seit 2012  

Träger: Senatsverwaltung für Finanzen Berlin

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PROJEKT: Intranet Lösung Verbandsgemeinde Egelner Mulde

Ziel: Neues IT-Instrument für eine einfache, zentrale Bereitstellung von Dokumenten und für eine Verbesserung der Kommunikation der Mitarbeiter/innen.

Zielgruppe: Die verschiedenen Abteilungen der Verbandsgemeinde Egelner Mulde

Hintergrund: Umstellung der alten Plattform: Es gab Erreichbarkeitsprobleme bei der Bereitstellung von Dokumenten und zu wenig Kommunikation zwischen den Abteilungen.

Vorgehen: Die Implementierung von Bitrix Intranet erfolgte innerhalb von 2 Tagen. Erschaffen wird eine neue Oberfläche, die Integration von Dokumenten und Arbeitsvorlagen, eine Benutzereinrichtung und eine kurze Schulung für die Mitarbeiter/innen.

Ergebnis: Schnellere Abarbeitungszeiten durch schnelleres Auffinden der Dokumente. Informationen und Bekanntmachungen bleiben bestehen und müssen nicht mehr per E-Mail versendet werden. Daraus entsteht eine Verbesserung des sozialen Miteinanders der Mitarbeiter/innen durch Mitarbeiterprofile, die Möglichkeit des Austausches von Statusmeldungen, einen Blog und Fotogalerien.

Laufzeit: seit 2011

Träger: Verbandsgemeinde Egelner Mulde

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Beispiele aus Europa

PROJEKT: X Road in Estland

Ziel: Die Verbindungen zwischen allen öffentlichen Datenbanken sicherstellen. Alle Daten, die über die X-Road verschickt werden sind verschlüsselt und digital unterschrieben.

Zielgruppe: Verwaltung und Bürger von Estland

Hintergrund: Die Bearbeitung von Bürgeranfragen und die interne Kommunikation in den Behörden ist sehr zeitaufwendig und mühsam, wenn alles manuell abgehandelt wird. Zu viel Arbeitszeit geht bei der Auseinandersetzung mit Bürokratie verloren.

Vorgehen: Die X-Road ist das Rückgrat aller elektronischen Services in Estland. Zu Beginn wurde sie nur zur zwischenamtlichen Kommunikation und Organisation der Datenbank-Zugriffe genutzt. Seitdem man ihr Potenzial entdeckt hat, wird dieses System in Estland verwendet und kontinuierlich weiterentwickelt. Inzwischen kann die X-Road komplexe Anforderungen bewältigen, große Datensätze versenden und parallel mehrere Datenzentren durchsuchen.

Ergebnis: Keine zentrale Datenbank, sondern ein System, dass den Zugriff auf die Datenbanken harmonisiert. Jede Behörde erstellt und verwaltet ihre eigenen Daten. Keine Behörde hat Zugriff auf alle Daten, somit ist die Privatsphäre der Bürger geschützt. Der Datenursprung ist bekannt und verlässlich, es kann eine schnelle und effiziente Abwicklung von Verwaltungsvorgängen jeglicher Art gewährleistet werden, Bürger können jederzeit auf Dokumente zugreifen und alle Daten müssen nur einmal eingegeben werden.

Laufzeit: seit 2001 (Fundament des Projekts liegt in den 1990er Jahren)

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PROJEKT: Vernetzung Europaweit: Antraglose Familienbeihilfe in Österreich

Ziel: Vernetzung Bund, Länder+ Gemeinden, Handy Signatur, datenschutzgerecht vernetzte Register

Zielgruppe: (werdende) Eltern und Verwaltung

Hintergrund: Verwaltungsprozesse beanspruchen Zeit und sind unter anderem von der Einreichung von Dokumenten durch den Bürger abhängig. Wenn diese Dokumente auf sich warten lassen, dann verzögert sich automatisch auch der Verwaltungsprozess. Österreich umgeht diese mögliche Verzögerung nun durch eine Automatisierung.

Vorgehen: Es erfolgt eine Identifikation der Eltern bei der Geburt im Krankenhaus, daraufhin meldet das Krankenhaus die Geburt an das Standesamt, dieses trägt das Kind in das Zentrale Personenstandsregister des Bundesministeriums für Inneres ein, welches Meldung an die Finanzverwaltung gibt. Die Daten werden geprüft und dann wird das Geld automatisch überwiesen.

Ergebnis: Familienbeihilfe Österreich verläuft antraglos. Es erfolgen automatische Zahlungen durch die Finanzverwaltung.

Laufzeit: seit Mai 2015

Träger: Bundeskanzleramt Familie und Jugend

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